Como ter um controle sobre os gastos com viagens da empresa?

Cartões devem ser usados com tanta cautela como o de crédito pessoal

Viagens de negócios são comuns no universo corporativo, especialmente quando acontecem para formalização de contratos importantes para uma empresa. No entanto, o uso de um cartão corporativo pode ser justificado para outros fins, como eventos, encontros de sócios, estudo de mercado e outras atividades em que um representante pode contribuir com a imagem da empresa fora de sua sede.

Mesmo que elas sejam mais comuns na rotina de executivos, que costumam viajar em classes mais exclusivas ou com uso de helicópteros, as viagens de negócios podem ser realizadas por qualquer integrante do corpo de trabalho de uma empresa.

E como é de se esperar, elas não são tão baratas, o que pode pesar no orçamento de uma empresa, principalmente se ela é de pequeno ou médio porte. 

Quer saber as vantagens que uma viagem de negócios pode oferecer para sua empresa e como controlar os gastos? Então este artigo é para você. Continue a leitura.

Você sabe como funciona uma viagem de negócios?

Uma viagem de negócios é normalmente financiada por grandes empresas e corporações, que possuem os recursos necessários para bancar estadia, alimentação e outros custos envolvendo a intenção da viagem. Ela é sempre realizada com um objetivo principal, que pode ser criar redes de contato, mapear novidades de mercado ou sondar oportunidades de negócio.

Nesse tipo de viagem, a pessoa escolhida tem o conjunto de habilidades necessárias para cumprir este objetivo, representando a empresa tanto em sua imagem quanto em seu discurso. Por isso é mais comum que executivos realizem essas viagens, pois estão na linha de frente de grandes decisões de uma empresa.

Existem as viagens temporárias em que o profissional é enviado para participar de convenções e intercâmbios, e também as de médio a longo prazo, onde o profissional acaba se mudando para determinado lugar.

Vantagens que viagens de negócios podem trazer para empresas

Bem diferente de uma viagem de férias, as viagens de negócios são planejadas com meses de antecedência, embora muitas acabem acontecendo de última hora. O principal objetivo de uma viagem é conseguir benefícios para a empresa, que podem incluir obtenção de novos clientes, atualização de mercado e até mesmo conquista de prêmios.

Um tipo de viagem bem comum inclui a presença de representantes de uma empresa em feiras e simpósios internacionais, que apresentam oportunidades de novos clientes e fornecedores, além de networking qualificado. Também é possível adquirir formação em uma viagem de negócios, onde o profissional retorna com conhecimentos valiosos para utilizar na empresa.

Como planejar uma viagem de negócios

Como qualquer viagem, as de negócios precisam de um planejamento, mas costuma ser ainda mais detalhado e passa por diferentes reuniões até chegar ao seu formato e objetivo. Algumas perguntas podem ser feitas na hora de planejar uma viagem de negócios, seja ela solicitada pela alta hierarquia da empresa ou diretamente pelo profissional qualificado. São elas:

• Existe necessidade de um representante físico no destino?

• A viagem inclui a participação em algum evento, encontro ou reunião importante para a empresa?

• Quais as pessoas que serão contatadas durante a viagem?

• Essas pessoas podem contribuir para o crescimento financeiro e intelectual da empresa?

• Qual o impacto no orçamento que a viagem terá e qual o retorno previsto?

Essas questões passam por diversos departamentos internos, desde recursos humanos, financeiro e gestão de equipes, até a presidência. Toda a viagem é monitorada, de forma que quaisquer imprevistos que interfiram no objetivo possam ser contornados de forma rápida e eficiente.

Acompanhamento de gastos e acessos aos cartões corporativos

Os cartões corporativos são disponibilizados a profissionais qualificados para uso dentro da empresa, como assistentes, cargos de alta hierarquia e pessoas responsáveis pelas compras corporativas.

O uso desse tipo de cartão é monitorado pelo departamento financeiro, que pode questionar quaisquer gastos que não possam ser justificados como investimento na empresa. Em alguns casos, é permitido que esses profissionais utilizem o cartão para emergências pessoais, mas retornando o valor total no prazo determinado.

Uma política interna de gastos, além do acompanhamento em tempo real de tudo que é adquirido através dos cartões corporativos, é uma forma de garantir as boas práticas de uso desse recurso.