Você sabe para que serve o filtro avançado do Excel?

Excel, está aí um dos programas mais importantes para quem deseja manter a sua vida e empresa sob ordem. Afinal de contas, praticamente qualquer ramo de trabalho hoje em dia se beneficia da ferramenta. Ainda mais de recursos como por exemplo o filtro avançado do Excel.

Este foi um programa criado no meio da década de 80, que substituiu as antigas planilhas que precisavam ser feitas constantemente de maneira manual. E por incrível que pareça ele não foi lançado inicialmente para o Windows, mas para o MAC, da Apple.

Ou seja, o primeiro pacote Microsoft Office foi criado para um sistema digital diferente do tradicional. E só foi ganhar sua versão para Sistema Operacional de Bill Gates dois anos depois, em 1987.

Realmente desde lá ele recebeu várias e várias alterações. O que antes era no máximo um recurso de fórmulas, hoje já pode ser estendido para várias outras situações. Sendo um dos principais recursos até hoje para relatórios e Business Intelligence.

Um dos principais recursos que foram apresentados com o tempo está na verdade na implementação da linguagem de programação VBA. Esta é basicamente uma linguagem de programação criada para gerar uma automação ainda maior para os programadores.

As capacidades das planilhas aumentaram e hoje seria praticamente impossível qualquer computador criar uma planilha do tamanho máximo permitido. Não haveria como armazenar tantas informações.

Hoje gostaria de dar um foco especial em um recurso muito útil, que é o filtro avançado do Excel. Esta é uma das bases de qualquer curso de excel avançado. Vamos dar uma olhada?

Você sabe para que serve o filtro avançado do Excel?

Não sei para quais motivos você usa o Excel, mas se passou de um simples usuário para funções pessoais e triviais, com certeza deve ter encontrado planilhas bastante extensas.

Isto em algumas empresas pode gerar dezenas de milhares de linhas e colunas ou mais.

Fica realmente difícil garantir que você encontre de maneira fácil e rápida a informação desejada. Sendo que muitas vezes este trabalho pode ser tornar até mesmo uma tarefa de um dia inteiro.

O filtro avançado do Excel funciona para te ajudar a selecionar exatamente a informação que você precisa. Assim não terá toda a poluição visual de dados que não são relevantes para você no momento.

Então aqui fica um passo a passo de como ativar este recurso.

1 - Preencha sua tabela corretamente

Parece um pouco óbvio, mas tudo começa com a planilha que você deseja utilizar para a consulta. Verifique se todos os dados estão lá corretamente, e principalmente procure ver se o cabeçalho dos campos está correto.

Sem a certeza de que está tudo nos conformes fica realmente difícil garantir que os resultados serão precisos e positivos.

2 - Copie e cole os cabeçalhos em outro local

Agora que você já está certo de que tudo está no seu devido lugar, é importante copiar o cabeçalho completo e copiá-lo para um outro local livre da planilha.

O recomendado é que você o faça na mesma linha do original, mas que dê algumas colunas de espaço, o suficiente para não tumultuar tudo. Se possível até mesmo tente colocar os dois cabeçalhos completamente visíveis para garantir um melhor controle.

3 - Criando o filtro avançado

Coloque agora os critérios que você acha relevante à busca diretamente sob a linha do cabeçalho novo. 

Então preencha as informações que achar mais importante, como por exemplo o nome da cidade debaixo de um campo com este nome. Ou então um número que seja igual, maior ou menor do que certo valor.

Os campos que são irrelevantes para a busca devem ser deixados em branco. Tente não preencher absolutamente nada. E caso esteja em dúvida selecione as células e aperte delete.

Assim que estiver tudo pronto, clique na aba de dados -> Filtros -> Avançados.

Neste momento uma aba irá aparecer exigindo algumas informações:

Intervalo da lista: Aqui você irá selecionar toda a tabela original com os dados, incluindo o cabeçalho.

Intervalo de critérios: Neste momento é necessário selecionar as células que você separou como critério. Digite a coluna logo em seguida da linha (Exemplo: A1, B1, C1...).

Copiar para: Aqui você indicará onde deseja receber os resultados do filtro. Você basicamente irá selecionar um espaço abaixo dos cabeçalhos de critério que esteja livre.

Após apertar “OK” os resultados devem aparecer ordenados.

Vantagens

O principal motivo para se utilizar este recurso é para garantir consultas mais precisas e muito mais rápidas na planilha já criada. Lembrando que dependo do tamanho da planilha e do seu computador o processo pode ser um pouco lento.

Mas ainda assim é bem mais rápido do que uma pesquisa manual. Principalmente se a sua planilha precisa retirar dados de algum banco de dados remotos ou mesmo algum serviço web.

Claro, existe a necessidade de sempre ter todos os dados atualizados e feitos de maneira organizada. Só assim é possível garantir o bom funcionamento do filtro avançado do Excel.

Lembrando que o melhor jeito de dominar todos os recursos do Excel mesmo é só através de um curso avançado de Excel.

Em um material como este você terá todo o apoio para garantir resultados ainda melhores no longo prazo.

Avisos importantes

É sempre possível que você faça algo errado enquanto estiver manipulando dados. Então minha recomendação primária é que você sempre faça testes e buscas em arquivos copiados.

Caso sua planilha atualize em tempo real, ainda é positivo fazer um teste separado e assim levantar os dados com mais segurança.

Treinar é essencial, por isso sempre que possível separe um tempo e faça experimentos em algumas planilhas que você criar para este objetivo. É até mesmo possível encontrar algumas planilhas com exemplos por aí.

Conclusão

Este é o tipo de técnica que você não vai dominar na primeira tentativa. Ainda que siga o tutorial e acerte de primeira, aprender como se faz é repetir sempre é outra história.

Por isso recomendo que se aprofunde ainda mais nessa incrível ferramenta. Qualquer dúvida sobre o assunto estou à disposição para te ajudar, ok?

Até a próxima!

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.