E-Procurement: o que é e quais são seus benefícios

O e-procurement é um software utilizado para auxiliar os processos de compras e vendas entre empresas, fazendo um controle de estoques mais eficaz, reduzindo custos por meio de acompanhamento do histórico e aumentando os resultados de um negócio.

Por meio desse sistema também é possível ter acesso a dados sobre os serviços, acessando-os com maior rapidez e segurança, além de proporcionar um processo cada vez mais claro e funcional, auxiliando ambas as partes com transparência. 

O que é e-procurement?

Dentro de qualquer empresa, ainda que um dos principais focos sejam vendas de produtos e serviços, bem como seus resultados de antemão, sendo que as preocupações dos setores responsáveis são compras e vendas de interesse interno.

Isso acontece por diferentes razões, tanto para quesitos que agregam uma melhor qualidade de trabalho, como itens de higiene pessoal, até questões necessárias para a produção de serviço comercial, como uma matéria-prima essencial.

O fato é que as empresas também precisam fazer suas compras, mas diferente dos consumidores, esses processos devem ser cada vez mais rápidos e certeiros, já que dependem de toda uma cadeia responsável pela produção.

É diferente de um e-commerce, onde grande parte das pessoas procura por produtos e serviços. Dentro do e-procurement, as compras e vendas são feitas focando no tempo hábil e na melhor condição, algo estritamente focado na urgência.

O e-procurement, que em uma tradução para o português se assemelha a “compras eletrônicas”, é uma ferramenta corporativa utilizada para facilitar os processos de compra e venda, em especial, entre empresas (B2B, ou Business-to-Business).

Dentro dessa ferramenta, que funciona como um sistema, empresas fornecedoras, como uma de tela de proteção para apartamento, e compradoras, realizam seu cadastro.

Registrando, assim, sua parte de importância, precificando suas vendas e requisições e buscando as melhores negociações.

Por exemplo, por meio de um e-procurement, uma indústria de alimentos pode vender uma grande quantia de seus produtos para uma rede de supermercados, e por meio do mesmo sistema, a rede de supermercados pode pedir um carregamento de sacos plásticos.

A plataforma serve então para melhorar as formas de tratativas, já que considera em sua composição datas limite para o processo, preços em ordens crescentes ou decrescentes, além de uma espécie de leilão entre concorrentes.

As vantagens do e-procurement

Conheça abaixo os principais benefícios de incorporar o e-procurement na sua empresa e entenda de uma vez porque você deve investir nesse processo hoje para um crescimento empresarial embasado e, principalmente, organizado.

1 - Processos mais otimizados

A otimização de um processo significa a diminuição de partes e processos envolvidos, originando uma forma mais rápida e útil de realizar uma atividade, providenciando uma melhoria de tempo gasto e aumentando a produtividade para outras questões.

Dessa forma, um e-procurement auxilia as equipes responsáveis pelas compras e vendas de serviços ou produtos a passarem menos tempo desempenhando atividades mais trabalhosas e duradouras, abrindo espaço para outras preocupações.

Por exemplo, uma empresa do ramo metalúrgico pode, por meio dessa plataforma, encontrar a melhor opção de sistema de distribuição de energia elétrica sem ter que entrar em contato com muitas empresas por telefone, ou procurar pelas melhores do ramo.

Cada empresa que tem acesso a um sistema de compra e venda pode oferecer ou negociar um produto ou serviço de forma mais rápida e eficaz, acelerando cada um dos processos posteriores e providenciando um melhor atendimento, para ambas as partes.

2 - A comunicação se torna mais direta

Dentro dos sistemas de compra e venda, é possível ter um maior controle sobre demandas que entram e saem dos setores, dessa maneira, facilitando o entendimento tanto dos profissionais envolvidos quanto das informações repassadas aos gestores.

Por exemplo, dentro de um e-procurement, uma empresa de comércio exterior procura serviços de instalação de espelho decorativo sala de jantar, e acaba não tendo mais contato com os fornecedores, não tendo em mãos os valores que foram gastos.

No entanto, ao acessar o software é possível encontrar todas as conversas e etapas da transação, entendendo cada parte e visualizando as informações e dados mais importantes, promovendo uma comunicação segura.

Além disso, entrar em contato com as pessoas certas se torna cada vez mais fácil, visto que dentro do sistema é possível implementar preferências, ideias para que a empresa encontre o serviço ou produto certo, sem maiores problemas.

3 - Os custos são reduzidos

Ainda sobre o processo de otimização, sempre que várias atividades são substituídas por uma, mais completa e centrada, não são apenas as ações que diminuem ou os profissionais envolvidos, mas também o custo total que é pago por uma empresa.

Dentro de um procedimento de compra e venda em uma companhia é comum que encontremos diferentes percalços, que incluem áreas diferentes e, consequentemente, mais pessoal para trabalhar essas questões, fazendo o pagamento de cada um ser necessário.

Uma grande empresa do ramo automobilístico, por exemplo, pode necessitar de uma atividade relacionada à reforma de fachada e utilizar apenas o e-procurement para encontrar os melhores fornecedores e profissionais para colocar a tarefa em prática.

Dessa forma, sem grandes participações de equipes ou outras questões relacionadas a gastos, a empresa poderá economizar, trazendo resultados interessantes para outras áreas, como o pagamento de contas em um setor financeiro.

4 - Preços mais competitivos no mercado

Por ser uma plataforma voltada não apenas para o serviço, mas para a aquisição de novas empresas dentro de uma solicitação, o nível de competitividade é alto, o que favorece a empresa em questão dos preços, que quase sempre encontram-se dentro do orçamento.

Por exemplo, digamos que uma empresa do setor contábil coloca dentro do sistema a obtenção de serviços de outras empresas, visando uma assistência técnica desktop até um determinado dia do mês, onde os profissionais precisam de urgência para trabalhar.

Geralmente, o que acontece entre as empresas cadastradas no serviço é uma competição, em um quesito de eficiência do serviço ou produto, além dos valores. Por funcionar como um leilão, a empresa que requisitou o atendimento escolheu um preço justo.

Além disso, por meio dessa plataforma é possível ver quais serviços têm os melhores preços em uma visão de mercado, sendo possível escolher quais podem ser gastos no momento e outros posteriormente, trazendo à empresa um poder de escolha de pagamento.

5 - Processos cada vez mais eficientes

Muitas vezes, esperar por uma resposta relacionada a um serviço que deseja ser requisitado pode ser um processo demorado e um tanto estressante, visto que diferentes questões estão envolvidas no processo, englobando diversos setores.

Isso pode fazer com que os prazos acabem sendo estendidos, já que as solicitações demoram para ocorrer dentro do tempo imaginado. Essa é uma realidade bem comum dentro de uma empresa, mas é evitada com o uso do e-procurement.

Por meio da ferramenta, é possível ter maior exatidão dentro dos pedidos, que ocorrem em prazos estipulados e quase sempre possuem concorrentes, o que determina o cumprimento da data limite com maior certeza, por meio de um computador novo.

6 - Dados mais seguros e estratégicos

Um sistema feito por meio de otimizações quase sempre facilita na obtenção de dados e informações que podem ser utilizadas por setores estratégicos, que analisam resultados e alguns acontecimentos para pensar em soluções e novos caminhos.

De uma forma mais prática, uma empresa pode verificar diversos quesitos, sendo:

• Gastos do setor com um item ou alguns serviços;

• Quantidade de serviços realizados em determinado período;

• Qualificar se um investimento foi positivo para ambos os lados;

• Verificar se os números de retorno financeiro foram altos.

Por ocorrer dentro de um sistema seguro e filtrado com as melhores empresas do mercado, geralmente o e-procurement agrega uma maior proteção para os negócios, justamente por colocar na concorrência companhias realmente confiáveis, como um bom banner de loja.

Diferente de um e-commerce, onde devemos encontrar empresas e o que elas oferecem e depois nos preocupar em conhecer de fato sua eficiência e renome diante do trabalho, por meio do sistema de compra e venda essa informação aparece mais rápido.

Além disso, práticas indevidas quase sempre não conseguem ser executadas, já que os sistemas simplificam as conversas e contatos presenciais, evitando qualquer tipo de atuação ilegal de ambas as partes, bem como sonegação.

Isso faz com que o sistema seja um dos mais preferidos por grandes empresas do mercado, que muitas vezes precisam mostrar provas fiscais de cada uma de suas transações, algo que facilita ainda setores financeiros e contábeis em contagem de cordão para caneca.

Conclusão

O e-procurement é uma das principais formas de melhorar os sistemas de compra e venda dentro de uma empresa, facilitando o trabalho de profissionais enquanto atinge resultados mais rápidos, embasando fonte de dados com informações relevantes.

Por meio da ferramenta é possível criar especificações dentro da própria empresa em um sentido comercial, por exemplo, estabelecendo preços de gastos, fornecedores preferidos e até mesmo um tempo padrão para o processo, auxiliando o crescimento de diversas áreas.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.